نداشتن سند رسمي يعني اختلاف
محاكم پُر است از پرونده‌هاي پيچيده كه دو طرف دعوا، اول به هم اعتماد كرده‌اند و در ميانه راه به اشتباه‌شان پي برده‌اند، آن هم در شرايطي كه بجز سندي عادي، مدركي رسمي در دست ندارند.
انجام معامله درست و ثبت رسمي آن در جامعه پيچيده امروز يك ضرورت است، همان معاملاتي كه محمدرضا دشتي اردكاني، رئيس كانون سردفتران و دفترياران از مزايا و اعتبار آن در محاكم سخن مي‌گويد.
با اين‌كه همواره بر تنظيم سند رسمي در دفاتر اسناد رسمي تاكيد مي‌شود و به شهروندان نسبت به تنظيم اسناد عادي هشدار داده مي‌شود، اما بازهم برخي افراد به تنظيم سند رسمي بي‌اعتنايي مي‌كنند و اغلب نيز به دنبال اين بي‌توجهي، در دعاوي ملكي و مالكيتي درگير مي‌شوند. توضيح دهيد چرا به سند رسمي، سند برتر گفته مي‌شود؟
اسناد تنظيمي طبق ماده 1287 قانون مدني، سند رسمي و اصل بر اعتبار آنهاست. ناگفته پيداست كه رابطه بين سند رسمي و سند معتبر از نظر اعتبار قانوني، رابطه «عموم و خصوص مطلق» است، يعني هر سند رسمي معتبر است، مگر اين‌كه خلاف آن (در دادگاه صالح) اثبات شود؛ اين در حالي است كه اسناد عادي، نيازمند اثبات در دادگاه صالح به منظور كسب اعتبار قانوني است. از همين‌رو و به سبب وجود مزاياي حقوقي منحصر‌به‌فرد اسناد رسمي، اين اسناد همواره لازم‌الاجراست كه در محاكم نيز بر اسناد عادي برتري دارد.
متن ماده 1287 قانون مدني هم از نظر ادبيات حقوقي و هم از نظر كيفيت وضع و جامع بودن در مقام عمل و اجراي آن بسيار دقيق و حساب شده است. اين ماده مي‌گويد: «اسنادي كه در اداره ثبت اسناد و املاك يا دفاتر اسناد رسمي يا نزد ساير ماموران رسمي در حدود صلاحيت آنها بر طبق مقررات قانوني تنظيم شده باشد، رسمي است.»
پس مطابق اين ماده تنها سه مرجع صالح براي صدور سند رسمي وجود دارد: اداره ثبت اسناد و املاك، دفاتر اسناد رسمي و ساير ماموران رسمي كه اين موضوع نشان مي‌دهد ثبت يك معامله در هر مرجعي غير از اين سه مورد، رسمي و مورد تائيد قانون نيست.
از ابتداي تشكيل ادارات ثبت اسناد و املاك و نيز از آغاز فعاليت دفاتر اسناد رسمي به‌عنوان بخش خصوصي ـ حاكميتي، اين هر دو مامور رسمي، بيشترين ماموريت را در صدور سند رسمي به انجام رسانده‌اند، اما يك سند طبق قانون مدني، بايد واجد شرايطي باشد تا سند رسمي محسوب شود. به اين ترتيب اگر در تنظيم سند، هريك از اوصاف پنج‌گانه اعم از مراجع سه‌گانه صدور (اداره ثبت اسناد و املاك يا دفاتر اسناد رسمي يا ساير ماموران رسمي، در حدود صلاحيت ماموران رسمي و بر طبق مقررات قانوني) رعايت نشود، آن سند، سند عادي است.
داشتن سند رسمي در محاكم قضايي چه مزايايي دارد؟
سندي كه طبق مقررات ماده 1287 قانون مدني تنظيم شده باشد، چون اعتبارش را از قانون مي‌گيرد از حمايت كامل قانوني هم برخوردار است.
ماهيت سند رسمي به گونه‌اي است كه قابل استناد، مستند و لازم‌الاجراست. حتي در ادارات ثبت اسناد و املاك يا دفاتر اسناد رسمي و بدون آن‌كه لازم باشد افراد پله‌هاي دادگاه را بالا و پايين بروند. سند رسمي، معاف از اقامه دعوي است و خود داراي قوه اثباتي است.
اين در حالي است كه طبق ماده 1290 قانون مدني، اسناد رسمي درباره طرفين و وارث و قائم‌مقام افراد هم معتبر است؛ البته اعتبار اين اسناد نسبت به اشخاص ثالث در صورتي است كه قانون تصريح كرده باشد. اسناد رسمي را نمي‌توان انكار كرد يا آنها را مورد ترديد قرار داد، اين در حالي است كه اسناد عادي چنين قاطعيتي ندارند و در گام نخست، خود اين اسناد بايد در دادگاه مورد بررسي قرار بگيرد و آنگاه به آنها استناد كرد.
پس به اين ترتيب تنظيم اسناد عادي مقدمه‌اي براي آغاز منازعات محسوب مي‌شود.
بله، اسناد عادي اساس اختلافات و درگيري‌هاي بسياري است. مثلا موجر يا مستاجري كه سند رسمي اجاره را در دفترخانه امضا كرده‌اند، هيچ‌گاه نمي‌توانند بگويند كه من مفاد سند اجاره را قبول ندارم چون، اصل بر صحت مفاد سند رسمي است؛ در حالي‌كه سند عادي اجاره، به امضاي دو نفر شاهد نياز دارد و وقتي كار به شكايت و درگيري مي‌رسد، دادگاه بايد وارد موضوع شود.
دشتي اردكان: اسناد عادي اساس اختلافات و درگيري‌هاي بسياري است. مثلا سند عادي اجاره، به امضاي دو نفر شاهد نياز دارد و وقتي كار به شكايت و درگيري مي‌رسد دادگاه بايد وارد موضوع شود
چه بسيار پرونده‌هايي كه هم‌اكنون در دستگاه قضايي، وقت قضات و نهاد اجراي عدالت را تضييع مي‌كنند، آن هم فقط بر سر فروش يك آپارتمان به بيش از يك خريدار. كم نيست، كلاهبرداري‌هايي كه از فروش يك واحد آپارتمان 40 متري به چهار يا پنج نفر صورت گرفته و خانواده‌هايي را سرگردان و روابط افراد را تيره و تار كرده است.
با اين حال و با وجود تاكيد فراوان بر مزاياي تنظيم سند رسمي، اما همچنان برخي از معاملات با اسناد عادي انجام مي‌شود مانند پيش‌فروش آپارتمان كه شما هم به آن اشاره كرديد.
اين موضوع، پرسش ما هم هست. قانون پيش‌فروش ساختمان متناسب با ضرورت‌ها و نيازهاي روز جامعه نوشته شده است. از بند اول و دوم تبصره ماده يك قانون پيش‌فروش ساختمان گرفته تا بند هفت ماده دو همان قانون، صحبت از سند رسمي است.
ماده سه اين قانون نيز به صراحت تاكيد مي‌كند: «قرارداد پيش‌فروش و نيز قرارداد واگذاري حقوق و تعهدات ناشي از آن بايد با رعايت ماده دو اين قانون از طريق تنظيم سند رسمي نزد دفاتر اسناد رسمي و با درج در سند مالكيت و ارسال خلاصه آن به اداره ثبت محل صورت گيرد.»
باتوجه به تاريخ تصويب قانون پيش‌فروش ساختمان و فارغ از تعداد دفعاتي كه قانونگذار از واژه سند رسمي يا معادل‌هايي همچون انتقال رسمي در تدوين قانون بهره جسته است، قانونگذار پا را از هميشه فراتر نهاده و تصريح كرده: «اشخاصي كه بدون تنظيم سند رسمي اقدام به پيش‌فروش ساختمان يا بدون دريافت مجوز اقدام به درج يا انتشار آگهي كنند، به حبس از 91 روز تا يك سال يا جزاي نقدي به ميزان دو تا چهار برابر وجوه و اموال دريافتي محكوم مي‌شوند.» (ماده 23 قانون پيش‌فروش ساختمان)
حمايت بي‌چون و چراي قانونگذار از سند رسمي، همواره و حتي از يكصد سال پيش يعني هنگام نوشتن قانون مدني تا همين امروز وجود داشته است و اين تاكيدات يكصد ساله به معناي ضرورت تثبيت حقوق مالكيت و اسناد مردم و كاهش هزينه بيت‌المال است.
سند رسمي آنقدر داراي اهميت و استحكام است كه امسال كانون سردفتران و دفترياران با هدف توسعه ثبت رسمي و ارتقاي نظم حقوقي، همايشي با عنوان نقش و جايگاه سند رسمي در نظم حقوقي را در دستور كار خود قرار داده است. اين همايش ششم دي برگزار مي‌شود كه علت انتخاب اين روز به عنوان روز سند رسمي نيز اين است كه ششم دي، دويست و هشتاد و دومين روز سال است در حالي كه آيه مداينه كه به كاتب بالعدل اشاره دارد نيز آيه دويست و هشتاد و دوم سوره بقره است.
علاوه بر خريد و فروش ساختمان‌هاي پيش‌فروش كه در بيشتر مواقع مشكل‌ساز مي‌شود عده‌اي نيز همچنان نقل و انتقالات اموال منقول و غيرمنقول را به صورت وكالتي انجام مي‌دهند. براي اين گروه چه توصيه‌هايي داريد؟
وكالت عقدي است كه به موجب آن يكي از طرفين، طرف ديگر را براي انجام امري نايب خود مي‌كند يعني عقدي كه با اراده دو طرف بسته مي‌شود و فقط براي راحت‌تر شدن امور و رفع نيازهاي كوتاه‌مدت برقرار مي‌شود. پس برخلاف تصور همگاني، خريد و فروش يك ملك يا هر اموال ديگري كه با تنظيم يك وكالتنامه انجام مي‌شود، براي خريدار، مالكيت ايجاد نمي‌كند و مي‌تواند پيامدهايي براي او داشته باشد.
در واقع وكالت به‌عنوان يك عقد فقط براي تسهيل امور ايجاد شده كه به صورت رسمي و در دفترخانه‌ها با حضور موكل وكيل برقرار مي‌شود. به اين ترتيب در وكالتنامه‌هايي كه در دفاتر اسناد رسمي تنظيم مي‌شوند، موكل يعني كسي كه وكالت مي‌دهد تا زمان انجام مقدمات و اسباب مورد وكالت (موضوعي كه بابت آن وكالت داده مي‌شود) از سوي وكيل يعني فردي كه به او وكالت داده شده، صبر مي‌كند.
پس كل ماجراي وكالت و تنظيم وكالتنامه اين است و با وجود اين كه وكالت مفهومي جز نيابت يك فرد براي انجام امر يا اموري از سوي فرد ديگر ندارد و معامله محسوب نمي‌شود، اما با تغيير و تحولاتي كه امروزه در معاملات مردم و رويه آنها در معاملات رخ داده برخي افراد وكالتنامه را جانشين عقد بيع مي‌دانند.
در واقع اگرچه وكالت در دفاتر اسناد رسمي تنظيم مي‌شود و به‌زعم افراد با گنجاندن شرط عدم عزل و نيز شرط عدم فسخ از سوي موكل، اين نقل و انتقال محكم مي‌شود، اما باز هم جاي معامله را نمي‌گيرد.
البته وجود موانع و مشكلاتي كه بر سر راه انجام برخي معاملات وجود دارد باعث روي آوردن مردم به عقد وكالت مي‌شود، از جمله در مواردي كه مالي در رهن است و نقل و انتقال آن بدون اجازه و هماهنگي مرتهن (در رهن‌گيرنده) امكان‌پذير نيست.
البته راهكاري كه عموم مردم براي گريز از ضرر و زيان به آن متوسل مي‌شوند، آوردن شرط بلاعزل بودن در وكالتنامه است كه به صورت جمله تاكيدي در سند وكالت توسط دفترخانه نوشته مي‌شود. البته توصيه سردفتران اين است كه افراد براي اطمينان از عمل خود علاوه بر درج اين شرط، از سردفتر بخواهند تا بعضي شروط ديگر را نيز در سند رسمي وكالت درج كند تا وكالتنامه آنها تا حدي از آسيب‌هاي احتمالي مصون بماند.
يكي از اين شروط ضروري، حق فسخ مورد وكالت و حق انجام مورد وكالت از سوي موكل و نيز سلب حق هرگونه عمل مغاير و منافي با انجام مورد وكالت از سوي وكيل است كه اصولا عامه مردم به اين شروط توجهي ندارند، اما در مجموع، نكته مهم در مورد وكالت اين است كه افراد هنگام امضاي وكالتنامه در دفترخانه اسناد رسمي به اين موضوع دقت كنند كه آيا وكالت آنها بلاعزل است يا نه و سپس متناسب با هدف خود اين شرط را در آن درج يا حذف كنند.
در شرايط عادي طبق قانون، وكالت با امتناع يا انصراف هريك از طرفين يعني وكيل يا موكل قابل فسخ است و هريك از طرفين مي‌‌توانند با مراجعه به دفترخانه درخواست استعفا يا عزل طرف مقابل را بدهند، اما اگر در وكالتنامه شرط عدم فسخ يا بلاعزل بودن وكيل گنجانده شود، اين حق از موكل سلب مي‌شود و او نمي‌تواند با مراجعه به دفترخانه چنين اقدامي انجام دهد.
پس ضروري است قبل از تنظيم هر سند وكالتي مفاد آن به دقت خوانده شود و در مورد جملات مبهم آن از سردفتر سوال شود و تكليف امكان فسخ يا ابطال آن نيز به صورت شفاف مشخص شود و همچنين موضوع و هدف افراد از دادن وكالت نيز به روشني بيان شود.