مي دانيم اگر رعايت ضوابط مقرر قانوني در ثبت سند نشود آن سند اگر چه ثبت شده باشد ولي قانوناً رسمي تلقي نمي شود چون هر ثبتى سند را رسمى نمى‏كند.
ممكن است سند در دفتر اسناد رسمى يا دفتر ازدواج و طلاق هم به ثبت رسيده باشد ولي رسمى تلقى نشود. بنابراين هر سندى كه ثبت شد و رسمى تلقي نشد ديگر داراى آثار مذكور در مواد 70،72،73 قانون ثبت نيز نخواهد بود . براى اين كه سند رسمى تلقى بشود طبق ماده 1287 ق.م رعايت تحقق شرايطي در ثبت سند لازم است .
اگر بعضى شرايط مقرر قانوني در ثبت سند رعايت نشود ومثلاً نسبت به اجراي چنين سندي اجرائيه صادر شده باشد بايد باطل شود .چرا كه سند مزبور رسمى و لازم الاجرا نبوده است و در مواردي بايد توقيف عمليات اجرايي نيز صادر شود ضمناً چنين سندي داراي آثار مقرر در مواد 70 و 72 و 73 قانون ثبت نخواهد بود

براي اينكه سندي رسمي تلقي شود ضوابطي بايستي در ثبت آن رعايت شود :
اولين شرط اين است كه سند فني و يا به عبارت ديگر توسط مأمور دولت ثبت شود . البته مابين مأمور دولت و مستخدم دولت تفاوت است ثبت كننده بايد مأمور دولت باشد يا بعبارت ديگر مجاز در قسمت سند باشد خواه مستخدم دولت باشد يا نباشد
شرط دوم اين است كه صلاحيت ثبت سند را داشته باشد و در حدود صلاحيت خود عمل بكند ( اعم از صلاحيت ذاتي و صلاحيت محلي ) . در مورد صلاحيت ذاتى بحثى نيست فرضاً اگر سردفتر اسناد رسمى واقعه ازدواج را ثبت كند اين سند رسمى تلقي نمي شود ، چون سردفتر اسناد رسمي برخلاف صلاحيت ذاتى خود عمل كرده است ، يا اگر سردفتر ازدواج آمد و معامله خانه را ثبت كرد اين سند نيز رسمى نيست . براى اين كه سردفتر خلاف صلاحيت ذاتىاش عمل كرده است. درمورد صلاحيت محلي هم همينطور است ، گاهى اوقات در مورد صلاحيت محلي به خصوص در مورد ثبت وقايع ازدواج و طلاق متأسفانه ديده شده است كه سردفتر ازدواج يا طلاق دفتر ثبت وقايع را از شهرى كه براى تنظيم سند مأموريت دارند خارج مىكند و براى تنظيم سند شهر ديگرمي برد ، مثلاً از يك ده دفتر را مىآورند در شهر و سند ازدواج يا طلاق را ثبت مىكنند و در اين قبيل موارد چون سردفتر برخلاف صلاحيت محلىاش عمل كرده است اين سند ، سند لازم الاجرا و رسمى تلقي نمي شود . سردفتر اسناد رسمي حق ندارد بدون كسب مجوز دفتر خود را از اتاقش خارج بكند و معمولاً هم اينكار را انجام نمىدهند و بعضاً هم اگر چنين كنند از لحاظ انتظامي قابل تعقيب خواهند بود . سردفتر اسناد رسمي حق ندارد دفتر خود را از محل دفتر خانه خارج كند و در خارج از محل دفتر خانه سند ثبت نمايد مگر با اجازه دادستان يا مقامات ديگري كه درقانون مقرر گرديده است . اگر سردفتر اسناد رسمي خارج از حوزه ايكه طبق ابلاغ صادره مجاز به ثبت سند است ، سند ثبت نمايد چون خلاف صلاحيت محلي عمل كرده سند مذكور رسمي تلقي نمي شود .
پس يكى ديگر از شرايطي كه براي رسميت سند لازم است اين است كه تنظيم كننده سند رعايت حدود صلاحيت اعم از ذاتي و محلي را در تنظيم سند بنمايد
 شرط سوم اين است كه سند بر طبق مقررات قانون ثبت شده باشد.
-سندي كه طبق قانون به ثبت رسيد و رسمي تلقي شد از نظرحقوقي و قضائي چه آثاري بر آن مترتب است يا به عبارت ديگر آثارمهم ثبت سند چيست؟
از آثار مهم سند رسمي اين است كه انكار وترديد در مقابل سند رسمي يا سندي كه داراي اعتبار اسناد رسمي است مسموع نيست ماده 1292 قانون مدني و ماده 70 قانون ثبت را ملاحظه فرمائيد. مى‏گوئيم انكار و ترديد مسموع نيست يا پذيرفته نيست نمى‏گوئيم كسى نمى‏تواند انكار و ترديد بكند، مى‏تواند ولى مسموع و پذيرفته نيست واين از آثار مهم ثبت سند است. عليهذا با توجه به اصل برائت و با توجه به اينكه سند دليل براي اثبات دعوا محسوب است و به جهت اينكه ارائه و اقامه دليل با مدعي است و مدعى عليه مي‌تواند منكر بشود. طبق ماده 70 قانون ثبت و ماده 1292 قانون مدني انكار در مقابل سند رسمي مسموع نيست . علاوه بر اين درماده 70 قانون ثبت مقرر داشته مأمورين قضايي يا اداري كه از راه حقوقي يا جزائي انكار فوق را مورد رسيدگي قرار داده يا به نحوي از انحاء مندرجات سند رسمي را معتبر ندانند شش ماه تا يكسال انفصال موقت محكوم خواهند شد و طبق ماده 73 قانون ثبت قضات و مأمورين دولت كه از اعتبار دادن باسناد ثبت شده استنكاف نمايند در محكمه انتظامي يا اداري تعقيب مي‌شوند و در صورتي كه اين تقصير قضات يا مأمورين بدون جهت قانوني باشد و به همين جهت ضرر مسلم نسبت بصاحبان اسناد رسمي متوجه شود محكمه انتظامي يا اداري علاوه بر مجازات اداري آنها را به جبران خسارات وارده نيز محكوم خواهد نمود .
ماده 70 ق.ث سه قسمت دارد. قسمت اول در رابطه با محتويات سند رسمي است كه مي گويد سندى كه مطابق قوانين به ثبت رسيده رسمى است و تمام محتويات و امضاءهاى مندرج در آن معتبر خواهد بود مگر اين كه اثبات جعليت آن سند ثابت شود.عليهذا نسبت به محتويات سند انكار پذيرفته نيست مگر اثبات جعليت. حال بايد ديد تا كجا مى‏شود وارد سند رسمى شد. آيا نبايد طرف سند رسمى رفت و به آن رسيدگي كرد و بعبارت ديگر هرجا سند رسمى ارائه شد قاضي نمي‌تواند نسبت به آن رسيدگي كند؟
 پاسخ اين است كه قاضى مى‏تواند به سند رسمى رسيدگى كند، اما يك مرزى دارد. قانون مي گويد در مقابل سند رسمي انكار و ترديد مسموع نيست و نبايد به انكار توجه و رسيدگى نمود و نبايد سند رسمي را معتبر ندانست ولي اين امر دلالت بر اين ندارد كه هيچ ادعائي در مقابل سند رسمي پذيرفته نيست.
اسناد رسمي شامل دو قسمت است : 1) محتويات 2) مندرجات.
مي توان گفت محتويات، مربوط به فرم سند است كه تقريباً در هر سندى ثابت باشد. يعنى آن چيز مادى و تشكيل دهنده فرم سند است كه همه اسناد اين را دارد مانند تاريخ تنظيم سند، در كدام دفترخانه سند تنظيم شده منظور شماره دفتر خانه است موضوع سند چيست؟ بيع، وكالت، قرارداد يا وصيت است. امضاء طرفين تنظيم كننده سند و امضاي سردفتر تنظيم كننده سند و امضاى دفتريار اين موارد محتويات سند است و در هر سندى به تفاوت وجود دارد . مندرجات سند دو قسمت است: 1) اقارير طرفين تنظيم كننده سند يعني آنچه كه طرفين اظهار مى‏كنند يا طرف تنظيم كننده عنوان مى‏كند و سردفتر در سند منعكس مى‏كند 2 ) اظهار نظر خود سردفتر است. سردفتر ممكن است مثلاً بنويسد كه ثمن معامله نقداً پرداخت شده. اين نظر خودش را مى‏نويسد هويت طرفين را احراز مى‏كند اين نظر خودش است كه در سند منعكس مي گردد و از جمله مندرجات است آنچه كه مربوط به مندرجات است همان اقرار طرفين به مطلبى است كه توسط سردفتر در سند درج شده است و آنچه كه مربوط به محتويات است آن چيزهايى است كه سردفتر به عنوان مأمور دولت كه ناظر امر بوده در سند نوشته است مثل شماره، دفتر‌خانه، تاريخ تنظيم سند و نام و مشخصات طرفين و امضا طرفين و سردفتر. ماده 70 ق . ث مندرجات و محتويات را جدا كرده است. قسمت اول ماده مزبور در رابطه با محتويات است و قسمت دوم ماده در رابطه با مندرجات و تبصره‏اى هم ذيل اين ماده است كه با توجه به ماده 1292 ق . م آنچه مربوط به محتويات سند است، هيچكس نمى‏تواند منكر آن بشود و اگر منكر بشود مسموع نيست مگر اين كه مدعي جعليت آن شود و در اين قسمت اگر قاضى وارد رسيدگى به انكار شود، خودش قابل تعقيب است.در مورد رسيدگى به انكار نسبت به محتويات ،‌مدعي عليه فقط مي‌تواند بگويد سند جعل است و مدعي جعليت آن شود و قاضي مي تواند وارد رسيدگى به جعل شود.قاضى در مورد محتويات سند جز جعليت نبايد به ادعاي ديگري رسيدگي كنند و گرنه طبق قسمت اول ماده 70 ق.ث قابل تعقيب است. و اما مندرجات سند اظهارات طرفين است كه سردفتر در سند منعكس مى‏كند، ديده‏هاى خود سردفتر كه نظرش را در سند درج مي‌نمايد. در مورد مندرجات نيز انكار مسموع نيست و مانند محتويات سند نبايد وارد رسيدگى به انكار شد. طرف نمى‏تواند منكر مندرجات سند بشود و اگر هم منكر شود قاضى نبايد به آن ترتيب اثر بدهد و وارد رسيدگى به انكار شود چون سند رسمى است ولي نسبت به مندرجات بر خلاف محتويات (غير از ادعاي جعل) قاضى مى‏تواند به ادعاي ديگر هم وارد رسيدگى شود. مثلاً مدعي‌عليه مي‌تواند بگويد به تعهد خود عمل كرده‌ام يا بگويد سند از جهات قانوني از اعتبار افتاده است (‌قسمت اخير ماده 1292 ق. م ) يا دعاوي كه طبق تبصره ذيل ماده 70 ق. ث مطرح شود قابل رسيدگي خواهد بود ويا مقر مى‏تواند ادعا كند كه اقرار او فاسد يا مبتني بر اشتباه يا غلط بوده يا ثابت كند اقرارش باطل است و نافذ نيست. و طبق ماده 1276 ق.م اگر كذب اقرار نزد حاكم ثابت شود آن اقرار اثري نخواهد داشت
 پس خط قرمز ما در مورد محتويات سند اين است كه انكار مسموع نيست و جز به ادعاي جعل به ادعاي ديگر نمي شود وارد رسيدگى شد. ولي درمورد مندرجات سند اولاً، انكار مسموع نبوده و قابل رسيدگى نيست ولى علاوه بر ادعاي جعليت به ادعاي ديگر بشرح مذكور در قسمت اخير ماده 1292 از قانون مدني و تبصره ذيل ماده 70 قانون ثبت و ماده 1277 قانون مدني مي توان رسيدگي كرد .
بحث ما در اينجا راجع به آثار ثبت سند بود و در اين بحث گفتيم كه اولين اثر ثبت سند اين است كه سند رسميت مي يابد و سند رسمي مي شود البته صرف ثبت سند موجب رسميت آن نخواهد شد چون همانطور كه در اول ماده 70 قانون ثبت مقرر داشته سندي كه مطابق قوانين به ثبت رسيده رسمي است همانطور در مورد ثبت املاك ماده 22 ق.ث مقرر داشته ‹‹ همين كه ملكي مطابق قانون در دفتر املاك به ثبت رسيد...›› بنابراين اگر سند يا ملك طبق قانون به ثبت نرسد سند رسمي تلقي نمي شود و ملك ثبت شده محسوب نمي گردد. وقتي سند طبق قانون ثبت شده محسوب است كه در ثبت آن رعايت شرايط مقرر در ماده 1287قانون مدني شده باشد.
دومين اثر ثبت سند يا به عبارت ديگر مهمترين اثر سند رسمي البته به شرطي كه طبق قانون ثبت شده باشد طبق ماده 70 قانون ثبت و ماده 292 قانون مدني اين است كه در مقابل اسناد رسمي يا اسنادي كه اعتبار اسناد رسمي را دارند انكار و ترديد مسموع نيست و طرف مي‌تواند ادعاي جعليت كند وطبق قسمت اخير ماده 70 قانون ثبت مأمورين قضايي يا اداري كه از راه حقوقي يا جزايي انكار نسبت سند رسمي را مورد رسيدگي قرار داده و يا به نحوي از انحاء مندرجات سند رسمي را در خصوص رسيد وجه يا مال يا تعهد به تأديه وجه يا تسليم مال معتبر ندانند به ششماه تا يكسال انفصال موقت محكوم خواهد شد مهمتر اينكه طبق ماده 73 قانون ثبت قضات و مأمورين ديگر دولتي كه از اعتبار دادن به اسناد ثبت شده استنكاف نمايند در محكمه انتظامي يا اداري تعقيب مي شوند و در صورتي كه اين تقصير قضات يا مأمورين بدون جهت قانوني باشد و به همين جهت ضرر مسلم نسبت به صاحبان اسناد رسمي متوجه شود محكمه انتظامي يا اداري علاوه بر مجازات اداري آنها را به جبران خسارت وارده نيز محكوم خواهد نمود
و البته لازم به تذكر است كه نبايد تصور شود كه رسيدگي نسبت به سند رسمي موجب تعقيب است چون همانطور كه ذكرشد
 - نسبت به محتويات سند رسمي طبق قسمت اول ماده 70 ق.ث انكار مسموع نيست مگر ادعا و اثبات جعليت
- و در مورد مندرجات سند رسمي هم انكار مسموع نيست ولي غير از ادعاي جعليت ادعاي ديگر به شرحي كه در تبصره ذيل ماده 70 قانون ثبت و قسمت اخير ماده 1292 قانون مدني و قسمت اخير ماده 1277 قانون مدني قابل رسيدگي خواهد بود و قاضي ميتواند نسبت به اين موارد وارد رسيدگي شده و از نظر قضائي اظهار نظر نمايد .

قسمت هايي از سخنراني دكتر هاشمي