می دانیم دفتریار به موجب ماده 3 قانون دفاتر اسناد رسمی که اشعار می دارد: (هر دفترخانه علاوه بر یك دفتر یار كه سمت معاونت دفترخانه و نمایندگی سازمان ثبت را دارا میباشد و دفتریار نامیده میشود میتواند یك دفتریاردوم نیز داشته باشد. دفتریار به پیشنهاد سردفتر و بموجب ابلاغ سازمان ثبت اسناد و املاك كشور برابر مقررات این قانون منصوب میشود.) انتخاب می شود. بنابراین شرط لازم در انتخاب دفتریار پیشنهاد و معرفی وی از جانب سردفتر است و علت ان این است که چون دفتریار از امتیاز شخص سردفتر استفاده و به این سمت نائل می شود بنابراین سردفتر حق دارد که این شخص را خود انتخاب کند تا با او هماهنگ بوده و بتواند از هر نظر به وی اعتماد کند تا مبادا منافع اشخاص حقیقی و حقوقی در دفترخانه بخطر بیافتد. افراد پیشنهاد شده طبق روال عادی و به دستور ماده 5 آئین نامه های بند 4 ماده 6 و تبصره 2 ماده 6 و مواد 14-17-19-20-24-28-37-و53 قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران مصوب 17/10/1354 با اصلاحات و الحاقات بعدی بایستی با برگزاری آزمون کتبی و پس از کسب حد نصاب لازم در امتحان و انجام مصاحبه و اختبار با ابلاغ سازمان به سمت دفتریاری نائل شوند آخرین آزمون کتبی دفتریاری در دو نوبت در مهرماه و آذرماه سال 1386 در محل مرکز اموزشی سردفتران و دفتریاران برگزار شد که شاید به دلیل پیچیدگی پرسشها و عدم تطبیق سطح سوالات با دانسته ها و معلومات داوطلبان، تعداد بسیاری در این آزمون مردود شدند و در هر دو دوره از جمع 600-700 متقاضی تقریبا بین 100 تا 200 نفر قبولی داشته که نحوه طرح سوال و رعایت استاندارد سنجش در این دو آزمون از نظر بسیاری قابل نقد و بررسی است. اما در سال 1387 سالی که پر از خبرها و حواشی گوناگون در سازمان ثبت بود تاسیس قریب به 4000 دفتر جدید در راس همه اخبار قرار گرفت، که خود تصمیمی بی سابقه و غیر قابل پیش بینی بود و حال بایستی تدبیری برای دفتریاران این دفاتر تازه تاسیس اندیشید. راهکاری که مسئولین برای آن برگزیدند: انتخاب دفتریار از لیست مردودین آزمون سردفتری 1386 موسوم به لیست سیاه است که بموجب بخشنامه شماره 609/3/34-6/5/87مسئول اجرایی آزمون سردفتری به داوطلبان ابلاغ شد. بسیاری از همان سردفتران جدید که آنروز در شوق رویای مقام سردفتری خواب از چشمانشان ربوده شده بود تعهدنامه ای را امضا کرده بودند که صراحتاٌ مفاد ماده 3 قانون دفاتر اسناد رسمی را نقض می کند، به نقل از یکی از همان سردفتران در شکایت از اتخاذ چنین تصمیمی به مقامات ثبتی مراجعه و در اعتراض به غیرقانونی بودن آن تصمیم شنیده بود:"که شما خود کسانی هستید که موجودیتتان از نظر صاحب نظران حقوقی زیر سوال است، از کدام قانون سخن می گوئید؟" اما آنان مایل نیستند که دفتریاران خود را از لیست سیاه برگزینند و می گویند دفتریار مطابق با قانون به پیشنهاد ما باید انتخاب شود نه پیشنهاد سازمان ثبت. همچنین به نقل از یکی از سران دفاتر قدیم که دفتریار پیشنهادیش دو بار در آزمون گذشته مردود شده بود: "گفته بودند که او هم بایستی دفتریارش را از لیست مردودین سردفتری انتخاب کند" که با واکنش شدید اظهار می داشت: چگونه است کسی که با مدرک علمی نتوانسته در آزمون سردفتری امتیازی کسب کند صلاحیت کسب عنوان دفتریاری را پیدا کرده و سازمان ثبت بسیاری از مردود شدگان در اختبار سردفتری را با اصرار پای میز گزینش مجدد فرا می خواند تا حکم قبولی را به آنان اعطا کند حال باید برای خوشآمد بعضی و برای آنکه رانده شدگان ناکام در ازمون سردفتری به جایی آویزان باشند باید عده ای دیگر که بسیاری از آنان نیز از کارکنان با سابقه و خبره و نیز متاهل هم هستند را از کار بیکار کنیم و آیا این همان سیاست اشتغال زایی است ؟ اما اخرین مطلبی که در خصوص دفتریاران به نقل از یک مقام رسمی در سازمان ثبت منتشر شد مربوط به مصاحبه آقای احمدی معاون امور اسناد سازمان ثبت است که متن کامل ان در اینجا قرار گرفته است. ایشان در این مصاحبه بر حق سردفتران در پیشنهاد دفتریاران با تاکید بر ماده سه قانون دفاتر اسناد رسمی اشاره داشته اند. با توجه به حجم کاری بالائی که در سال 1387 در سازمان ثبت در جریان بود بنظر می رسد آزمون دفتریاری اسناد رسمی در آینده ای نزدیک برگزار و در اولویت برنامه های سازمان ثبت قرار می گیرد.