نویسنده: محسن فتحی جوزدانی*

 در گذر زمان هر چه به پیش می رویم، سرعت و دقت در کنترل پارامترهای دخیل در مدیریت یک سازمان افزایش می یابد و مدیران هوشمند برای رشد بهره‌وري سیستم های تحت نظارت خود ناگزیر به استفاده از ابزارهای دقیق و کارآمد هستند، چه رسد زمانی که این نظارت یک تکلیف قانونی باشد!

بهره وري یک سیستم به عوامل گوناگونی همچون حضور موثر مسئولین، سرعت و دقت در انجام كار و مسئولیت سازمانی و رضایت ارباب رجوع وابسته است و با توجه به ظهور ابزارهای هم رسانی الکترونیکی اهمیت و لزوم مدیریت زمان و کنترل حضور پرسنل تحت امر در هر سازمان در صدر راهکارهای موجود قرار میگیرد.

با راه اندازی سامانه های جامع الکترونیک در سازمان ثبت اسناد و املاک کشور این نهاد حاکمیتی و مهم شاهد تحولات بنیادی در رده های مختلف عملیاتی و مدیریتی بوده که ابعاد مختلف این تغییرات چه در بخش های درون سازمانی (ادارات کل و واحدهای ثبتی و ادارات ثبت شرکت‌ها) و چه در بخش‌های برون سازمانی (دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق) به طور ملموس و واضح قابل مشاهده است.

ارائه این گستره و حجم از خدمات لزوم کنترل هوشمند نیروی انسانی و متصدیان امر را از درجه اهمیت بالایی برخوردار نموده بویژه که از یک سو هم تکلیف قانونی سازمان محسوب و سوی دیگر از مکانیزم های یک مدیریت کارآمد است.

بهره گیری از مکانیزم های نظارت در ادارات با ظهور سیستم های کنترل پرسنلی سابقه نسبتاً طولانی در سازمان ها از جمله واحدهای ثبتی دارد، اما تاکنون استفاده از این ابزار در دفاتر اسناد رسمی و دفاتر ازدواج و طلاق به عنوان بخش برون سازمانی به سبب پراکندگی این دفاتر در جغرافیای کشوری میسر نبوده است.

مطابق بند 2 ماده 30 (آئین نامه بند 4 ماده‌ 6 و ...) ساعات‌ كار دفترخانه‌ به‌ تناسب‌ فصول‌ از طرف‌ اداره‌ ثبت‌ محل‌ تعيين‌ و به‌ دفترخانه‌ ابلاغ‌ مي‌شود. ضمانت اجرای عدم رعایت این ماده و سایر مواد مرتبط در بند 3 ماده 29 پیش بینی گردیده است. از آنجا که سازمان ثبت متولی امر نظارت بر عملکرد دفاتر اسناد رسمی است کنترل ورود و خروج سردفتران و دفتریاران نیز از جمله وظایف واحدهای بازرسی ادارات ثبت می باشد.

با راه اندازی سامانه هوشمند ثبت آنی هم اکنون این امکان قابل پیش بینی است که با استفاده از اسکنرهای ثبت اثر انگشت مستقر در دفاتر حضور و غیاب مستمر سردفتران و دفتریاران در بازه‌های زمانی مختلف در طول ساعات اداری توسط واحدهای بازرسی مورد بررسی و کنترل واقع شود چرا که بهره‌گیری از این ابزار کنترلی اولاً موجب تحقق اهداف کلان سازمانی مورد بحث خواهد شد و ثانیاً به جلب اطمینان، اعتماد و رضایت بیشتر مردم به مسئولین وظیفه شناس و قانونمند دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق می انجامد.

 * دفتریار دفتر اسناد رسمی 244 شهر اصفهان