رفع نقص «ثبت آني» در معاملات محضري
گروه مسكن- ميهمان ناخوانده دفترخانه ها كه با ورود ناگهاني به
معاملات محضري از 26 شهريور و آماده نبودن سردفتران، چالش هايي را به لحاظ تنظيم
قراردادهاي رسمي براي متعاملين به وجود آورده بود، هم اكنون طبق گفته يك مدير در
سازمان ثبت اسناد، با فعاليت جاري دفترخانه ها هماهنگ شده است.
مدير سامانه
«ثبت آني» در سازمان ثبت اسناد و املاك كشور با اشاره به اينكه اين سامانه به عنوان
بزرگ ترين شبكه الكترونيكي اطلاعات، طبق تكليفي كه قانون برنامه پنجم بر دوش سازمان
گذاشته بود، بايد 6 ماه زودتر از اين راه اندازي مي شد، اعلام كرد: برخي اشكالات و
ابهاماتي كه طي هفته پاياني شهريورماه به عنوان روزهاي اول راه اندازي اين سامانه،
براي سردفتران ايجاد شد به لحاظ تغيير مسير و شيوه ثبت محضري معاملات، طبيعي بود،
اما با كميته اي كه در همان هفته اول با تركيبي از كارشناسان سازمان ثبت و
نمايندگاني از سردفتران، براي هموارسازي مسير استفاده از سامانه ثبت آني تشكيل شد،
چالش ها و مشكلات برطرف شده طوري كه حجم اسنادي كه در اين روزها توسط سردفتران در
اين سامانه به ثبت مي رسد در مقايسه با مدت مشابه سال گذشته كه اسناد و قراردادها
به صورت معمولي، تنظيم مي شد، افزايش پيدا كرده است.
برديا صدر نوري،
سرپرست دفتر توسعه فناوري اطلاعات سازمان ثبت و مشاور رييس سازمان همچنين به منافع
حقوقي سامانه «ثبت آني» براي متعاملين محضري نيز اشاره كرد و گفت: اطمينان از اصالت
و اعتبار زماني اسناد محضري، وكالت نامه ها و انواع قراردادهايي كه در دفترخانه ها
براي افراد تنظيم مي شود، مهم ترين ويژگي اين سامانه است ضمن اينكه تا پيش از اين،
اسناد محضري صرفا با مهر سردفتر اعتبار پيدا مي كرد، اما هم اكنون اسناد به واسطه
ثبت در سامانه متمركز، توسط سازمان ثبت اسناد ضمانت و اعتبار پيدا مي كنند.متن گفت
وگو با مدير سامانه «ثبت آني» را در زير بخوانيد:
از همان روز اولي که سامانه ثبت آني معاملات راه
اندازي و استفاده از آن براي سردفتران به منظور ثبت اسناد الزامي شد، مجموعه اي از
نظرهاي مثبت و منفي در ارتباط با آن مطرح شد براي شروع بحث ابتدا بفرماييد که هدف
از راه اندازي اين سامانه چه بود و در حال حاضر اين سامانه و مشکلاتي که در رابطه
با آن از سوي برخي سردفتران مطرح شده، در چه مرحله اي قرار دارد؟
فضايي
که ما در حال حاضر در آن قرار داريم و در مورد سامانه ثبت الکترونيک اسناد يا
آنگونه که شما فرموديد سامانه ثبت آني معاملات صحبت مي کنيم کاملابا فضاي رسانه اي
روزهاي اول راه اندازي اين سامانه متفاوت است. طبيعتا در اجراي هر طرح مهم و عظيم
ملي در روزهاي اول، برخي ابهامات و اشکالات اجرايي طبيعي است و اين موارد جزو ماهيت
هر طرح بزرگ آن هم در حوزه فناوري اطلاعات است. در حال حاضر برخي مباحث انتقادي که
از سوي برخي دوستان و در روزهاي اول مطرح مي شد بر اثر کارکرد سامانه و اطمينان
بيشتر به آن از بين رفته است و امور با سيري همراه با آرامش در حال پيشروي است. حتي
بسياري از پرسش هايي که در رسانه ها در روزهاي اخير مطرح مي شود بيشتر ناشي از همان
روزها است که به اعتقاد ما لزومي به ادامه آن نيست و اين مباحث به جز سلب انرژي هاي
مثبت در مسير اقدامات سازنده و ضروري، اثر ديگري ندارد. براي همين ما در حوزه
فناوري اطلاعات سازمان ثبت اسناد و املاک ترجيح مي دهيم بدون پرداختن به هر گونه
حاشيه در فضايي آرام در کنار دفاتر اسناد رسمي به ارائه خدمت مناسب تر به مردم شريف
کشورمان بپردازيم و آنان را از نکات و اثرات مثبت اين سامانه آگاه کنيم.
اما در مورد هدف و ضرورت راه اندازي سامانه بايد بگويم که سامانه ثبت
الکترونيک اسناد برگرفته از دو ماده قانوني در برنامه پنجم توسعه به اضافه يک ماده
قانوني در قانون ارتقاي سلامت نظام اداري است. در ماده 46 و 211 قانون برنامه پنجم
سازمان ثبت مکلف شده است در راستاي ايجاد سيستم يکپارچه ثبت اسناد و املاک و مرکز
ملي داده هاي ثبتي اقدام و کليه فرآيندهاي ثبتي را الکترونيکي کند، امکان ثبت آني
معاملات را فراهم کند و قانون برنامه، الکترونيکي کردن کليه مراحل نقل و انتقالات و
ثبت اسناد و املاک را الزامي کرده است. يک بخش از اين فرآيند در درون واحدهاي ثبتي
سازمان ثبت انجام مي شود و بخش ديگري در درون دفترخانه ها به انجام مي رسد. بخشي از
فرآيند هم در ساير دستگاه هاي کشور مانند شهرداري ها يا سازمان امور مالياتي و...
بايد الکترونيکي و برخط انجام شود. در بند ج ماده 12 قانون ارتقاي سلامت اداري نيز
آمده است سازمان ثبت اسناد مکلف است يک شبکه يکپارچه و بانک اطلاعاتي مرکزي را
ايجاد کند تا کليه وقايع دفاتر اسناد رسمي در آن ثبت شود. پس نرم افزار به اين دليل
طراحي شد.
اما، براساس تکليف قانون برنامه پنجم توسعه ما بايد تا پايان سال
دوم برنامه پنجم يعني پايان سال 91، اين اقدام را انجام مي داديم و همين الان هم 6
ماه از برنامه راه اندازي سامانه ثبت الکترونيک اسناد عقب هستيم.
علت اين تاخير شش ماهه چيست؟
دليل آن اين است که
چون بايد براي اين منظور زيرساخت هايي فراهم مي شد از جمله زيرساخت ها و شبکه هاي
ارتباطي، امضاي الکترونيکي، بانک هاي اطلاعات مرتبط، تست نرم افزار، آموزش کاربران
و... اين کار با تاخير بيشتري آغاز شد. از سوي ديگر بايد منابع مالي اين امر هم
تامين مي شد که متاسفانه ظرف سال هاي اخير منابع لازم براي اجراي تکاليف سازمان به
خصوص در حوزه فناوري اطلاعات به شدت انقباضي بوده است و ما واقعا با مشقت فراوان
توانستيم فعاليت ها را در مورد سامانه هاي الکترونيکي به نتيجه برسانيم. البته از
حدود سه سال پيش در راستاي تامين سيستم هاي مرتبط با سامانه مذکور، سامانه استعلام
الکترونيک را راه اندازي کرديم بعد از آن، سامانه ارسال الکترونيکي خلاصه معاملات
راه اندازي شد. که ظرف سال هاي گذشته اين امور به صورت دستي و با صرف زمان قابل
توجهي انجام مي شد. بنابراين ما مجموعه اي از سامانه ها را کنار هم قرار داديم تا
توانستيم سرانجام سامانه ثبت الکترونيک اسناد را راه اندازي کنيم. به اين منظور، از
تاريخ 26 شهريور 92، ثبت الکترونيک اسناد در قالب يک سيستم يکپارچه براي دفترخانه
ها الزامي شد.
الان سرعت و رواني كار در سامانه ثبت آني معاملات
براي دفترخانه ها در چه وضعيتي قرار دارد؟
در حال حاضر، وضعيت سامانه
کاملاعادي است و مشكلاتي که در اين رابطه به ويژه در حوزه دسترسي ها مطرح مي شد به
سطحي بسيار جزئي رسيده است. ضمن اينکه سران محترم دفاتر، نظرات و پيشنهادهاي فني و
حقوقي خود را به صورت مستمر براي ما ارسال مي کنند. همچنين کارگروه راهبري و نظارت
بر عملکرد سامانه که متشکل از مديران و کارشناسان خبره مرتبط از سازمان و حوزه
سردفتري است، به صورت مستمر پيشنهادهاي رسيده را بررسي و در صورت تصويب براي اعمال
در سامانه به دفتر توسعه فناوري و اطلاعات ارائه مي دهد. اما بهتر است بدانيد که
سازمان ثبت اسناد و املاک طي سه سال اخير بيش از 20 پروژه الکترونيکي کشوري اجرا
کرده است. و از اين نظر شايد پرکارترين سازمان حکومتي بوده است. خوشبختانه بسياري
از دستگاه هاي حاکميتي مانند کميسيون قضايي مجلس شوراي اسلامي، سازمان بازرسي کل
کشور، شوراي عالي امنيت ملي و... با حساسيت ويژه به موضوع ورود کرده اند و همگي بر
لزوم اجراي اين طرح بزرگ و ملي اتفاق نظر دارند. و از نظر قانوني بودن و الزام
اجراي طرح همه بر اجراي آن تاکيد کرده اند. اما، اين را هم در نظر بگيريد که در
حوزه اسناد، بيش از 7 هزار دفترخانه روزانه حدود 40 تا 50 هزار سند تنظيم و ثبت مي
کنند و تنوع اين اسناد و فعاليت ها اين پروژه را به يکي از سه پروژه بزرگ نرم
افزاري کشور تبديل کرده است. که طبيعتا اين پروژه با حساسيتي که دارد برنامه ها و
بودجه خاص خود را مي طلبد، موانع خود را دارد و تلاش ها و همکاري هاي خاص خود را
بين نهادها و سازمان درگير با آن طلب مي کند.
گويا قبل از راه
اندازي سامانه و الزامي شدن ثبت آني معاملات، اجراي آزمايشي هم داشتيد، در اجراي
آزمايشي به اين مشکلات بر نخوريد؟
در شرايطي که پروژه اي تحت فشار
انجام مي شود و شما مجبور به کار با نرم افزار هستيد با زماني که شما مختار به
استفاده يا عدم استفاده از آن نرم افزار هستيد، وضعيت بسيار متفاوت است. در بازه
اجراي آزمايشي طرح ثبت آني، 30 هزار سند از سوي بيش از 5 هزار دفترخانه در سامانه
ثبت آني به ثبت رسيد، اما چون اين نوع ثبت اختياري بود در آن مدت، مشکلات خاصي به
چشم نخورد. از سوي ديگر، اين تيپ پروژه هاي عملياتي تا به صورت واقعي اجرا نشود نه
ما و نه کاربران نمي توانند برداشت هاي فني و حرفه اي مورد نياز را از پروژه داشته
باشند. به هر حال اصلاح و اعمال تغيير متناسب با نيازها در ذات پروژه هاي نرم
افزاري است.
بعضي از سردفتران از برخي محدوديت ها که سامانه ثبت
آني براي تنظيم برخي اسناد ايجاد کرده است گلايه دارند، در اين زمينه چه توضيحي
داريد؟
سامانه ثبت الکترونيک اسناد، مجموعه اي از اقلام اطلاعاتي و در
بخش ديگري مجموعه اي از شرايط متني را دارد که بسته به دانش حقوقي و تجربه سران
محترم دفاتر تنظيم مي شود. برخي ها مطرح مي کنند که سامانه اختياراتي را از سردفتر
در اين زمينه سلب کرده است. بايد توضيح دهم که اين چنين نيست و کماکان اختيار تنظيم
متون و شرايط در اختيار سردفتر است. ما کليشه هايي را در سامانه قرار داده و
پيشنهاد کرده ايم، اما اين کليشه ها در سامانه به اختيار سردفتر امکان تغيير دارد و
سردفتر مي تواند متناسب با نياز، اين کليشه ها را تغيير دهد و کليشه تازه جايگزين
کند.
در مورد تعرفه ها و هزينه هاي ثبت هم هر چند هزينه هاي ثبتي به صورت
اتوماتيک و بر مبناي تعرفه هاي رسمي از سوي سامانه محاسبه مي شود اما دفترخانه
اختيار و امکان ويرايش هزينه ها به دلايل واقعي و منطقي هم دارد که البته در سامانه
دلايل اين ويرايش بايد به صورت دقيق و روشن درج شود. پس از ثبت سند در سامانه هم يک
کد يونيک ملي تحت عنوان شناسه يکتا به سند اختصاص پيدا مي کند که قبلاچنين چيزي
وجود نداشت. اين امر کمک مي کند که بتوان يک سند را با همين شناسه يکتاي ملي بين
ميليون ها سند پيدا کرد. بلافاصه پس از امضاي متعاملين و نهايي نمودن سند از سوي
سردفتر در سامانه که با امضاي الکترونيک اتفاق مي افتد، امکان تصديق اصالت سند از
طريق پورتال سازمان به نشاني www.ssaa.ir به وجود مي آيد. ذي نفعان و هر مرجعي که
به دنبال ارائه خدمت بر اساس يک سند تنظيمي در سامانه است مي توانند با ورود شناسه
يکتا که در بالاي سند قرار دارد و همچنين رمز تصديق سند، از اصالت سند و ويژگي هاي
اصلي ثبتي آن مطمئن شوند که اين امر بسيار به جلوگيري از جعل اسناد و استفاده
غيرواقعي از آنها کمک مي کند. همچنين احراز هويت و کنترل زنده بودن و مرده بودن فرد
به صورت آنلاين از مواردي بود که در سيستم هاي سنتي نداشتيم، همچنين سردفتر مي
تواند موارد ديگري از قبيل ممنوع المعامله بودن يا مهجوريت را به صورت آنلاين در
اين سامانه چک کند در حالي که در گذشته اين اطلاعات در سيستم سنتي ماهي يکبار به
روز رساني مي شد آن هم در دفترخانه هايي که نرم افزار مربوطه را داشتند و نه همه
دفترخانه ها.
در مورد امنيت سامانه ثبت آني، گويا کاربران تنها
يکبار مي توانند پسورد را وارد کنند و در صورتي که بيش از يکبار پسورد را وارد کنند
سامانه مسدود مي شود؟
خير. به اين صورت نيست. سيستم امنيتي سامانه به
اين صورت است که اگر کاربر سه تا 5 بار پسورد را اشتباه وارد کند گواهي امضاي
الکترونيکي (توکن) وي براي تامين امنيت معاملات مسدود مي شود.
از ابتداي طرح ثبت الکترونيکي اسناد در سامانه ثبت آني تاکنون
چند سند در سامانه به ثبت رسيده است و در مقايسه با مدت مشابه سال گذشته اين عدد در
چه وضعيتي قرار دارد؟
از 26 شهريور ماه که ثبت اسناد در سامانه
الکترونيکي اسناد الزامي شد، تا 15 مهرماه، 879 هزار و 236 سند در اين سامانه به
ثبت رسيده است که از اين تعداد 395 هزار سند شامل انواع وکالتنامه و 211 هزار سند
شامل انواع اسناد بيع بوده است. بد نيست بدانيد در شهريور ماه پارسال، حدود 900
هزار سند در کل کشور تنظيم و ثبت شده است که به معناي ثبت روزانه (برمبناي تعداد
روزهاي اداري در طول يک ماه) 36 هزار سند بوده است. اين در حالي است که براساس آمار
روزهاي کاري از راه اندازي طرح به طور متوسط بيش از 43 هزار سند در سامانه ثبت
الکترونيک اسناد، تنظيم شده و به ثبت رسيده است.
در پايان اگر
صحبتي داريد بفرماييد؟
پيشنهاد ما براي تمام دست اندرکاران و کاربران
سامانه ثبت الکترونيک اسناد و به ويژه رسانه هاي جمعي اين است که بيشتر به جنبه هاي
مثبت و فوايدي که اين سامانه براي عموم مردم و جامعه به دنبال دارد پرداخته شود.
امري که به دليل برخي مباحث حاشيه اي از همان روزهاي اول راه اندازي اين سامانه
مورد غفلت واقع شد. در اين سامانه امکاني طراحي شده که از حيث امنيت معاملات و نقل
و انتقالات واقعا براي مردم مفيد و ارزشمند است. براي نمونه، همانطور که اشاره شد
در سيستم هاي گذشته قابليت اصالت سنجي يک اثر براي افراد وجود نداشت يعني شما اگر
يک سند وکالت را مي ديديد امکان سنجش اصل بودن و درستي وکالتنامه براي شما وجود
نداشت. ممکن است وکالتنامه اي عزل شده باشد اما به دليل اينکه وکالتنامه همچنان در
اختيار شخص باقي مانده است از آن سوءاستفاده کند، در حال حاضر اين قابليت به وجود
آمده است و خدماتي در اين حوزه قابليت تحقق پيدا کرده است که قبلادر نتيجه نبود اين
خدمات تخلفات بسيار زيادي صورت مي گرفت. از سوي ديگر مردم بايد مطلع شوند که روال
ثبت تغيير نکرده و نيازي نيست افراد از ابتداي تحويل مدارک به سردفتر تا انجام کليه
مراحل شامل استعلامات و... در دفترخانه منتظر باقي بمانند و همانگونه که در گذشته
اسناد و مدارک خود را در اختيار دفترخانه مي گذاشتند و در زمان تعيين شده براي امضا
مراجعه مي کردند الان هم روال به همين صورت است. الان اصالت اسناد را سازمان ثبت
تضمين مي کند و نه يک برگه با مهر برجسته که امکان جعل در آن بسيار وجود داشت. از
سوي ديگر هزينه هاي ثبت معاملات که در هر دفترخانه متفاوت و متغير بود و معلوم نبود
با چه فرمولي و بنا به ارائه کدام خدمات محاسبه مي شود در حال حاضر کاملامشخص است و
متعاملين از اين بابت خيالشان راحت تر هست. همچنين با راه اندازي سيستم اطلاع رساني
پيامکي در زمان ثبت نقل و انتقالات امکان بسياري از سوء استفاده ها از بين خواهد
رفت. اين در حالي است که چشم انداز آتي براي سامانه ثبت الکترونيک اسناد پس از گذر
از دوران طفوليت اين سامانه، به حداقل رساندن ضرورت مراجعات حضوري مردم براي فعاليت
هاي ثبتي و انجام کامل امور ثبتي به شيوه الکترونيکي است. در واقع اين سامانه پيش
نياز و پيش زمينه سامانه هاي ديگري است که در حوزه ثبت اسناد و املاک بسيار ضروري
است.
برگرفته: دنياي اقتصاد، مورخ 21/7/92، صفحه 7 (مسكن و
عمران)