استفاده از علم روز برای صدور اسناد ملکی
گذشت زمان و ورود علوم و تکنولوژ‌های نو در تمام عرصه‌های زندگی موجب شد تا متولیان ثبت اسناد نیز به فکر به‌کارگیری این فن‌آوری‌ها در مجموعه خود باشند.
به همین بهانه با امیر جوان‌کیا مدیرکل ثبت اسناد و املاک کردستان در این خصوص به گفت و گو نشستیم.
وی در این مصاحبه بر ضرورت استفاده از دانش و نرم‌افزارهای نو تاکید می‌کند.
وی معتقد است با انجام این کار بسیاری از پرونده‌های قضائی مرتبط با اسناد و املاک در محاکم قضائی سریع‌تر به نتیجه می‌رسد و از بار این پرونده‌ها در سیستم قضائی نیز کاسته می‌شود.
مدیرکل ثبت اسناد و املاک کردستان همچنین در خصوص تمهیدات این سازمان برای مقابله با زمین‌خواری و مسائل دیگر نکاتی را مطرح کرده است.
فارس: آقای جوان‌کیا به عنوان سوال نخست خدمت‌رسانی اداره کل ثبت اسناد و املاک در چه حوزه‌هایی است؟
جوان‌کیا: سازمان ثبت اسناد و املاک به عنوان یکی از زیرمجموعه‌های قوه قضائیه یک دستگاه حاکمیتی است و بیش از یک قرن از تولد آن می‌گذرد و وظایف و ماموریت‌های خطیری برابر قانون بر عهده این سازمان گذاشته شده است. از جمله این مسئولیت‌ها می‌توان به تثبیت مالکیت اشخاص حقیقی و حقوقی و ثبت اسناد و شرکت‌ها اشاره کرد که با توجه به اهمیت زمین و افزایش ساخت و سازها مراجعین این سازمان هم بیشتر شده و بویژه در حوزه ثبت مالکیت اشخاص بر زمین‌ها وظایف را سنگین‌تر کرده است.
فارس: در بحث جلوگیری از زمین‌خواری چه اقداماتی در سازمان ثبت انجام شده است؟
در این خصوص وظیفه مهم سازمان در بعد تثبیت مالکیت دولت بر عرصه‌های منابع طبیعی است. همانگونه که اطلاع دارید پدیده مذموم زمین‌خواری طی سالیان اخیر رواج یافته که در صورت تثبت مالکیت دولت بر زمین‌ها دیگر افراد سودجو نمی‌توانند به اهداف و مقاصد شوم خود برسند.
سازمان ثبت اسناد و املاک هم در این حوزه به صورت ویژه نگاه کرده و با صرف انرژی فراوان توانسته با تثبیت مالکیت دولت بر عرصه‌های منابع طبیعی به میزان 90 درصد از تعدی و تجاوز سودجویان به زمین‌های دولت که در واقع متعلق به بیت‌المال است جلوگیری کند.
وظیفه دیگر اداره کل ثبت اسناد است. بیش از 8 هزار دفتر اسناد رسمی در کشور فعالیت می‌کنند که مستقیما زیر نظر سازمان ثبت بوده و به محضر مشهور هستند.
از دیگر وظایف سازمان اجرای مفاد رسمی لازم‌الاجرا است از جمله اجرائیه‌های چک، مهریه و وصول مطالبات معوقه بانکی و ثبت شرکت‌ها است.
اما یکی از مهم‌ترین وظایف این سازمان که در سال‌های اخیر اهمیت زیادی یافته اجرای«کاداس» است که به صورت جدی در راستای انجام آن فعالیت می‌کنیم.
«کاداس» در مفهوم عام به تعیین محدوده‌های تعریف شده می‌گویند. از 2 سال قبل روند توسعه نقشه‌های موجود در سازمان ثبت تغییریافته و به تبع آن صدور اسناد مالکیت به روش پیشین یعنی منگوله‌دار و دفترچه‌ای انجام نمی‌شود و نحوه صدور اسناد مالکیت به صورت تک‌برگ صورت می‌گیرد.
فارس: در حوزه ثبت اسناد مردم باید چه مسائلی را در نظر داشته باشند؟
حقیقت این است که نگرشی قبلا در میان مردم در مورد سازمان ثبت وجود داشت که اداره‌ای قدیمی با پرونده‌های قطور و مبتنی بر اسناد و مدارک و بایگانی گسترده را در نظر می‌آورد.
سیاست سازمان در سال‌های اخیر این بوده که بتوانیم خدمت‌رسانی مبتنی بر فن‌آوری اطلاعات و به‌کارگیری فضای مجازی را در این حوزه گسترش دهیم تا موجب تغییر نگرش مردم به این سازمان شود.
در کنار ورود فن‌آوری‌های روز، تغییر اسناد مالکیت هم در دستور کار قرار گرفته به این دلیل که اسناد قدیمی صرفا مبتنی بر اطلاعات توجیهی بود و بافت اطلاعاتی جامعی وجود نداشت.
اکنون با تغییر نحوه صدور مالکیت و تبدیل آن به تک‌برگ موقعیت مکانی ملک در ظهر آن سند ضبط شده و دیگر به توصیفات استناد نمی‌شود و در واقع شبکه منسجمی در اداره ثبت اسناد موقعیت آن ملک و آدرس آن را حفظ و نشان می‌دهد که در حوزه نقل و انتقالات ملک می‌تواند کمک شایان توجهی داشته باشد.
به این ترتیب در هنگام خرید و فروش زمین، خریدار می‌تواند در موقعیت مکانی ملک قرار گرفته و از سوء‌استفاده‌های احتمالی جلوگیری شود.
طبق آمار 50 درصد از پرونده‌های قضائی مربوط به املاک است که با استفاده از علم روز در حوزه ثبت اسناد و املاک تعداد پرونده‌های موجود در این رابطه کاهش یافته و هزینه‌های دستگاه قضا نیز کم می‌شود.
فارس: در زمینه اجرای قوانین جدید در حوزه اسناد و املاک چه اطلاعاتی برای ارائه به شهروندان دارید؟
بخشی از املاک مردم بدون سند رسمی و به صورت قولنامه‌ای است که به لحاظ قانونی سند رسمی محسوب نمی‌شود. اخیرا در مجلس شورای اسلامی قانون جدیدی با عنوان تعیین تکلیف وضعیت اراضی تصویب شد که آئین‌نامه آن در مورخ 16 مهر ماه 91 پس از تدوین در سازمان ثبت به تصویب ریاست عالی قوه قضائیه رسید و برای اجرا به سازمان ثبت ارسال شد.
اما نکته اینجا بود که اجرای این آئین‌نامه با سیستم‌های قبلی اشکال داشت و به همین دلیل تصمیم بر عملیاتی شدن این قانون مبتنی بر سیستم آی.تی و فن‌آوری روز گرفته شد.
به عنوان مثال ثبت ملک دیگر به شکل فیزیکی انجام نشده و از طریق پورتال ثبت با عنوان ثبت ملک نسبت به ثبت‌نام صدور اسناد رسمی مالکیت اقدام می‌شود.
نکته دیگر اینکه در آغاز اجرای این قانون تهیه نقشه‌های مرتبط از طریق مراجع چهارگانه انجام می‌شد که در اصلاحیه آئین‌نامه قانون برای تسهیل کار مراجعین دیگر نیاز به تهیه نقشه از سوی این مراجع نیست.
مردم از طریق هیئت‌های قانونی با نام هیئت حل‌اختلاف نسبت به انجام کار خود اقدام کرده و هیئت‌ها هم به پرونده‌ها رسیدگی می‌کنند و اگر هیئت تشخیص دهد نیاز به تهیه نقشه وجود دارد مردم به اداره ثبت مراجعه و از طریق این سازمان بدون نیاز به مراجع چهارگانه پرونده خود را تکمیل می‌کنند.