کمی پس از اعلام معاون قوه قضائیه و رئیس سازمان ثبت اسناد و املاک کشور در جلسه شورای توسعه فن آوری سازمان مبنی بر حذف اوراق بهادار نیم برگی و یک برگی از فرایند تنظیم سند در دفاتر اسناد رسمی‏ این سازمان با صدور بخشنامه ای دستور العمل حذف اوراق بهادار درتنظیم اسناد رسمی و نحوه استفاده دفاتر اسناد رسمی از سامانه ثبت الکترونیکی اسناد را به شماره ۲۴۳۴۲۹ مورخ ۱۲/۱۲/۹۱ ابلاغ نمود.

بر اساس این دستور العمل دفاتر اسناد رسمی تا پایان اسفند سال ۱۳۹۱ از اوراق فعلی یعنی نیم برگی و یک برگی و خلاصه معاملات املاک ثبت شده و در جریان ثبت استفاده خواهند نمود و اوراق بهادار باقیمانده تا پایان اردیبهشت سال ۱۳۹۲ در قبال رسید به ادارات و واحدهای ثبتی بازگردانده می شود.

در اجرای این بخشنامه دفاتر اسناد رسمی اوراق مصرفی جدید را از درگاهی موسوم به سامانه  ثبت الکترونیکی اسناد به نشانی www.ssar.ir تهیه و مورد استفاده قرار خواهند داد.این سامانه از تاریخ ۱۵/۱۲/۹۱ راه اندازی می شود.

اجرای این دستور العمل از ابتدای ۰۱/۰۱/۱۳۹۲ خواهد بود و چاپ اوراق که در این سامانه (برگ سند رسمی) و (برگ خلاصه معامله املاک در جریان ثبت) خوانده شده است صرفاَ در قطع A4 خواهد بود.

اوراق چاپ شده دارای ویژگیهای امنیتی خاص از جمله شناسه یکتا و رمز تصدیق است که ملاک شناسائی و تصدیق اوراق در سامانه مذکور می باشد. همچنین یک بارکد دو بعدی بر روی این اسناد چاپ می شود.

اوراق مذکور توسط سردفتر و دفتریار امضاء و به مهر دفترخانه ممهور می شود و در ذیل این اوراق محلی برای درج وجوه دریافتی تعیین شده که شباهت زیادی به اوراق مصرفی فعلی دارد.

در ماده ۱۰ این دستورالعمل با اشاره شناسه اختصاصی و یکتا و رمز تصدیق تهیه و چاپ اوراق خارج از سامانه مذکور را با استفاده امکانات نرم افزاری دیگر ممنوع اعلام کرده این بدان معنی است که تهیه این اوراق از طرق دیگر میسر است و در این صورت خطر پذیری و امنیت این اوراق چالش جدی دفاتر اسناد رسمی خواهد بود.

در این دستور العمل هیچ اشاره ای به دفاتر ثبتی نشده است و بنظر می رسد تغییر در سیستم ثبت اسناد در دفاتر اسناد رسمی به اصلاح قوانین فعلی موکول خواهد شد.

اگرچه اجرای تغییرات در مکانیزم های اداری در ابتدا با بروز مشکلاتی همراه خواهد بود اما این پروژه همچون پروژه سامانه کشوری املاک محل گذار دفاتر اسناد رسمی از سیستم سنتی به سمت ثبت نوین خواهد بود.