اسناد رسمي محضري و تفاوت آن با ساير اسناد
اسناد رسمي محضري و تفاوت آن با ساير اسناد
در ارجاع پرونده و جريان رسيدگي به آن يكي از وظايف قضات عبارت است از توصيف قضايي از فعل صورت پذيرفته، به بيان ديگر وظيفه اوليه هر مقام قضايي رسيدگي كننده به يك عمل گزارش شده آن است كه ابتدا فعل ارتكاب يافته را در قالبي قضايي آورده سپس با تجزيه عنصر هر فعل بررسي كند آيا عمل مذكور يكي از كدهاي قانوني به طريق تعريف شده را شامل شده و ناقض آن است يا خير. براي مثال در طول روز ميلياردها ريال وجوه از روي باجه هاي بانكي به وسيله مراجعان جمع آوري مي شود ليكن هيچ كدام از آنها واجد عنوان مجرمانه ربايش نيست، ليكن پاره يي از اعمال مذكور كه به وسيله مراجعان به بانك صورت مي پذيرد و داراي وصف مجرمانه است و به وسيله مراجعان به بانك صورت مي پذيرد «با تجزيه فعل و بررسي اركان و قصد مي تواند شامل ربايش، جعل سند يا كلاهبرداري باشد.»
وكلاي دادگستري نيز در جريان دفاع از موكلان خود علاوه بر بررسي موارد فوق معمولاً به بررسي پروسه و فرآيند يك عمل حقوقي نيز مي پردازند. يعني از نظر شكل و مقررات قانوني آيا يك تعهد و التزام يا عمل حقوقي مطابق قوانين موجد آن بوده است يا خير و آيا اين فرآيند به شكل صحيح در موعد و به نحو مقرر قانوني صورت پذيرفته است يا نه، زيرا پاره يي از اوقات عدم اجراي تشريفات به اندازه يي موثر در نتيجه است كه مي تواند اساس آن را زير سوال برد.
اين فرآيندنگري يا كنترل پروسه خصوصاً در امور شكلي از قبيل سند رسمي و اعمال دفاتر اسناد رسمي قابل توجه ويژه است، زيرا بخش مهم تر سند رسمي عبارت است از شكل و نحوه تشكيل و تنظيم سند.
اين شرايط از دو جنبه شكلي و نحوه تهيه سند و نيز مفاد آن قابل بررسي است.
گفتار اول- الف: 1- شكل مادي سند: به طور كلي سند از حيث شكل تنظيم تابع محل تنظيم آن است. ماده 18 قانون دفاتر اسناد رسمي و كانون سردفتران و دفترياران مصوب 1354 مقرر مي دارد كليه اسناد رسمي بايد در اوراق مخصوص كه از طرف سازمان ثبت اسناد و املاك كشور در اختيار دفترخانه قرار داده مي شود تنظيم شود، بنابراين تقرير اراده و اقرار مراجعان روي هر كاغذ و به هر نحوي ممكن نيست.
2- مقام مجاز: سند براي آنكه رسمي بوده و از امتياز آن بهره مند شود نياز است در نزد مامور رسمي تنظيم شود. اداره حقوقي در نظريات شماره 2366/7 مورخ 1/9/1374 و نيز 2338/7 مورخ 14/4/1378 مقرر مي دارد كه ماموران رسمي مقامات صلاحيت داري هستند كه صلاحيت هر يك از آنان به مقدار اختياري است كه براي انجام آن كار خاص به آنان تفويض شده و براي مثال كاركنان ادارات در مواردي كه قرارداد اجاره يي به نام اداره تنظيم مي كنند چون بخشي از وظايف آنان را تشكيل نمي دهند، لذا سند تنظيمي در نزد آنان سند رسمي محسوب نمي شود.
3- محل تنظيم سند: برابر ماده 1 قانون دفاتر اسناد رسمي محل استقرار سردفتر و كار وي دفترخانه نام دارد كه بايد برابر ماده 4 همان قانون با معرفي سردفتر و موافقت اداره ثبت به اين عنوان شناخته شود. بايد توجه داشت در حقوق فرانسه چنين قيدي وجود نداشته و محل تنظيم سند هر محلي مي تواند باشد و صرفاً نظارت سردفتر بر تنظيم سند اهميت دارد. (اصطلاح شاهد معتبر يا عالي)
ب: مفاد سند رسمي: درخواست و تنظيم و ثبت سند يك حق عمومي است كه آحاد جامعه مي توانند و حق دارند از داشتن يك سند رسمي برخوردار شوند. اين حق عمومي مشروط به شرايطي است.
1- عدم مغايرت با قوانين: ماده 30 قانون دفاتر اسناد رسمي مقرر مي دارد سردفتران و دفترياران وظيفه دارند نسبت به تنظيم و ثبت اسناد مراجعان اقدام كنند، مگر آنكه مفاد و مدلول سند مخالف با قانون باشد بنابراين سردفتر نمي تواند اقدام به ثبت سند متضمن معامله ربوي كند.
2- عدم مغايرت با مصوبات و بخشنامه ها و دستورالعمل هاي قانوني: هر سردفتر هنگام نيل به شغل سردفتري بر اساس ماده 16 قانون دفتر اسناد رسمي متعهد مي شود قوانين و نظامات كشور ايران و مربوط به دفاتر اسناد رسمي را رعايت كند. اين بخشنامه ها و نظامات و مقررات تا جايي كه خلاف صريح قوانين نباشند لازم الاجرا هستند و بديهي است در اسناد، نحوه تنظيم آن بايد رعايت شوند، بنابراين براي مثال سردفتر نمي تواند بدون دريافت پاسخ استعلام از وضعيت بازداشت املاك اقدام به ثبت سند كند.
3- عدم مغايرت با نظم عمومي و اخلاق حسنه: مفاد يك سند مي تواند مغايرت صريح و مشخص با قوانين جاري كشور نداشته باشد ولي اساساً با نظم عمومي و اخلاق حسنه جامعه داراي مغايرت باشد. چنين سندي نيز مفاداً قابل تنظيم نيست. براي مثال سردفتر نمي تواند سندي مبني بر تقسيم ارث بين فرزند خوانده و ساير ورثه خوني تنظيم كند يا فردي را متعهد به واردات و توزيع گوشت خوك كرده وجه التزامي نيز در اين زمينه مقرر كند.
گفتار دوم - صلاحيت هاي ذاتي و محلي سردفتر: همان گونه كه بيان شد يكي از شرايط و اركان اصلي تنظيم سند شكل آن است. همچنين ماموري كه در نزد وي سند تنظيم مي شود از اركان اصلي سند است.
سردفتر اسناد رسمي از جمله ماموران رسمي است. اين مامور رسمي به عنوان مامور به خدمات عمومي نيز تعريف شده است. نحوه و شرايط تعيين ماموران رسمي را قوه مقننه تعيين مي كند. 1- يعني از بدو مراجعه متقاضي شغل و نحوه تعيين وي تماماً به وسيله قوه مقننه تعريف شده و ضابطه مند بوده و خلل در هر يك از اركان اين انتصاب، مامور را از رسميت مي اندازد. اين ماموران نه تنها خود بايد با شرايط ويژه و تعريف شده تعيين شوند، بلكه انتصاب كنندگان آنان نيز بايد ماموران صلاحيت دار باشند. نظريه شماره
2366/7 مورخ 1/9/1374 اداره حقوقي قوه قضائيه مقرر مي دارد «منظور از مامورين رسمي مندرج در ماده 1287 قانون مدني كساني هستند كه از طرف مقام صلاحيت دار براي تنظيم سند رسمي معين شده باشند...»
ماده 2- قانون دفاتر اسناد رسمي و كانون سردفتران و دفترياران مصوب 25/4/1354 مقرر مي دارد «اداره امور دفترخانه اسناد رسمي به عهده شخصي است كه با رعايت مقررات اين قانون ... منصوب و سردفتر ناميده مي شود...» بنابراين رعايت مقررات قانون مذكور اصل بوده و بنابر نظريه تيرماه سال جاري اداره حقوقي مجلس به اعتبار و قوت خود باقي و لازم الاجرا است. حال هرگاه سردفتري بدون رعايت مفاد اين قانون به شغل سردفتري منصوب شود بديهي است نمي توان وي را سردفتر دانست، زيرا برابر قواعد اصولي و عقلي از دايره امكان اطلاق خارج بوده و چون دلالت لفظي آن از باب دلالت مطابقه خارج است - كه اين در محل نزاع كاملاً جاري است - لذا از باب اطلاق لفظ كه ظهور در نوع صحيح آن دارد، هنگامي كه مي گوييم سردفتر، مقصود سردفتري است كه رعايت قانون در تمام مراحل انتخاب و اختبار و حدود اختيار مقام برگزيننده وي و رعايت شرايط شكلي و ماهوي صورت پذيرفته باشد.
در صورتي كه سردفتري بدون رعايت پاره يي از اصول از جمله:
1- دفتر تنظيم كننده وابسته به دستگاه قضايي نباشد و مثلاً وابسته به وزارت امور خارجه باشد (براي مثال تنظيم سند تعهد نزد كنسول) يا وزارت بازرگاني و دفاتر الكترونيك آن.
2- سردفتر مذكور بدون رعايت ماده 2 قانون دفاتر اسناد رسمي و بدون جلب نظر كانون يا به رغم مخالفت با آن به شغل سردفتري منصوب شده باشد.
3- دفترخانه بدون دفتريار مورد تاييد سازمان ثبت به فعاليت خود ادامه دهد.
4- محل تنظيم سند خارج از دفترخانه باشد كه اين محل مي تواند شامل صلاحيت محلي تنظيم سند يعني حوزه ثبتي محل ماموريت سردفتر و نيز محل استقرار سردفتر باشد، سند مذكور از حيث رسميت محل نزاع است. در خصوص صلاحيت سردفتر به طور كلي مواد 2 الي 18 و نيز 31 قانون دفاتر اسناد رسمي به اقسام صلاحيت سردفتران مي پردازد. پاره يي از اين صلاحيت ها، صلاحيت ذاتي سردفتر و پاره يي ديگر صلاحيت محلي سردفتر هستند، بنابراين براي مثال سردفتر مي تواند سردفتر بوده باشد ليكن به لحاظ عدم رعايت صلاحيت ذاتي يا صلاحيت محلي قادر به تنظيم سند رسمي نباشد. مثلاً سردفتري كه تا روز جاري سردفتر بوده و بازنشستگي وي ابلاغ مي شود بديهي است روز بعد همان سردفتر در همان محل حق تنظيم سند را ندارد يا سردفتري كه محل خدمت وي حوزه ثبتي شهر تهران است، در شهرستان كرج حق تنظيم سند ندارد (صلاحيت هاي نسبي و ذاتي). البته بايد توجه داشت پاره يي از اين عدم رعايت قوانين مي تواند سند را از رسميت انداخته و پاره يي ديگر تنها تخلف محسوب شده و در محاكم انتظامي قابل رسيدگي است. در اين خصوص تاكنون آيين نامه دقيقي تنظيم يا آرا و نظرات راهگشايي صادر نشده است. بنابراين براي مثال هرگاه سردفتري بدون رعايت مواد 2 و 5 قانون دفاتر اسناد رسمي به شغل سردفتري منصوب شود بديهي است مامور رسمي محسوب نشده و سند تنظيمي به وسيله وي نيز سند رسمي محسوب نمي شود. بي شك همكاران گرامي ما در كسوت وكالت ممكن است با استعلام از كانون سردفتران و اطلاع از وضعيت نحوه انتصاب سردفتر تنظيم كننده سند و اطمينان از عدم اجراي صحيح و قانوني تشريفات انتصاب سردفتر به درخواست اعلام ابطال سند تنظيمي كه از نظر ظاهري به سند رسمي شباهت داشته ليكن از نظر ماهيتي و پس از بررسي قضايي حداكثر سند عادي و اعتبار آن را خواهد داشت، اقدام كنند. بي شك قضات توانا و بصير و ورزيده قوه قضائيه با پيگيري موضوع و در صورت احراز آن به ابطال سند رسمي به لحاظ تنظيم سند نزد ماموري خواهند پرداخت كه انتصاب وي بدون رعايت تشريفات قانوني صورت پذيرفته و از اين طريق از حدود و حاكميت قانون دفاع خواهند كرد و در اين صورت در آن روز افرادي كه بنا بر سليقه شخصي و نه رعايت قانون عمل كرده اند آيا مسووليت حقوقي و جبران خسارت از رسميت انداختن سند رسمي را از حيث قانوني و نيز فرهنگي بر عهده خواهند گرفت؟ اصطلاح عاميانه محضري كردن كه مترادف اعتماد و بالاترين دليل است و طي ده ها سال حاصل شده آيا تنها به صرف يك تصميم بدون بررسي كارشناسانه به سادگي از سطح جامعه محو خواهد شد؟ آينده نزديك بي شك پاسخگو خواهد بود.
منبع:روزنامه اعتماد > شماره 1799 29/7/87 > صفحه 7 (حقوق)
برگرفته از:magiran.com